Presentación de los datos (tras su preparación y análisis con Excel)

¿CÓMO Presentar nuestras conclusiones?  ¿CÓMO Explicar el comportamiento histórico de las principales variables? ¿CÓMO Proponer las acciones correctivas NECESARIAS para conseguir los objetivos DESEADOS? 

Venimos de dos artículos anteriores:

  1. Cómo analizar tablas de datos para su análisis
  2. Las 6 etapas del análisis de datos: obtener conclusiones sólidas y bien fundamentadas

Con las dos cápsulas anteriores hemos descubierto las etapas a seguir para analizar una base de datos, encontrar las pautas que siguen los números, explicar su comportamiento histórico y poder predecir su evolución.

En otras palabras, lo que hemos aprendido hasta ahora es:

- En primer lugar, que los datos deben estar bien estructurados en registros y campos.
- En segundo lugar, cómo identificar las causas principales que vinculan las diferentes variables para comprender su comportamiento y su evolución.

Objetivos

En esta tercera etapa, la de presentación de datos, nos proponemos presentar de la forma más sencilla posible nuestras conclusiones, que son:
o Explicar el comportamiento histórico de las principales variables.
o Proponer las acciones correctivas correspondientes para conseguir los objetivos establecidos.

A menudo los informes adolecen de contener muchos números pero poca información útil y menos conclusiones o propuestas de mejora. En realidad, serían informes incompletos, en los que queda por desarrollar el trabajo más valioso: las conclusiones y las propuestas. Y es precisamente esta parte del informe  la que nos permite destacar por nuestra capacidad de análisis y la que espera la persona que recibe el informe.

Metodología para presentar conclusiones.

La persona que recibe el informe espera leer “solo” la información relevante: la que explica qué está pasando y las medidas que se proponen para corregirlo.

Por ello, nuestra explicación debe ser, breve (corta), sencilla (fácil de entender) y escueta (ceñirse a los MAS importante, sin rodeos).

Brevedad. La primera regla  es que el informe no exceda de dos folios DIN A4. Como decía Baltasar Gracian: “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”. Esto significa que hay que aprender a eliminar todo lo innecesario o lo que conduzca a la demagogia para encontrar la manera más sencilla de poder explicar una situación.

Seguir la pista de los datos. Son los datos quienes te han permitido entender lo que está pasando, por eso la clave es no alejarse del camino que han marcado. En la etapa anterior de análisis hemos elaborado una serie de comentarios a partir de las tablas dinámicas. Ahora se trata de seleccionar aquellos pares de tabla-comentario más relevantes que permitan explicar cómo se está comportando el sistema. De esta manera nos aseguraremos de que ninguna observación esté basada en la intuición o en las expectativas del observador.

Situación actual, causas y pronóstico. El conjunto de "tabla-comentarios anidados" tiene una explicación, muestra una historia. Se trata de seleccionar aquellos más relevantes, los que permitan explicar “solo”:
- La situación actual,
- Cómo se ha llegado a esta situación
- El pronóstico si no aplicamos medidas Es el momento de explicar qué pasará en un futuro si el sistema se sigue comportando como hasta ahora, es decir si las cosas siguen con la misma línea de tendencia que hasta ahora donde se encontraban las variables dentro de un período determinado:
› Si son variables de proceso: que pasará el siguiente lote de fabricación.
› Si son variables de corto plazo; que pasará en el próximo trimestre, o durante el ejercicio contable, y
› Si son variables de largo plazo: que pasará en los próximos años.

Recomendaciones. Si el pronóstico no es el deseable hay que plantear las medidas correctivas necesarias (basadas en las pautas de comportamiento de las variables estudiadas), y los nuevos objetivos, los nuevos indicadores y la manera de evaluarlos.

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